【公司档案管理制度】为规范公司内部档案管理，确保各类文件资料的安全性、完整性与可追溯性，提高信息利用效率，特制定本制度。本制度适用于公司所有部门及员工在日常工作中形成的各类档案资料的收集、整理、保管、使用和销毁等环节。

一、适用范围

本制度适用于公司各类文书档案、业务档案、人事档案、财务档案、项目档案及其他具有保存价值的文件资料。包括纸质材料、电子文档及多媒体资料等。

二、管理职责

1. 行政部负责公司档案的统一管理，制定相关流程并监督执行。

2. 各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理与归档工作。

3. 档案管理人员应具备一定的专业素养，熟悉档案管理的基本知识与操作技能。

三、档案分类与编号

1. 档案按类别分为：行政类、人事类、财务类、项目类、合同类、技术类等。

2. 每份档案应进行编号，编号规则由行政部统一制定并公布，确保档案的唯一性和可识别性。

四、档案的收集与整理

1. 各部门应在业务活动结束后及时整理相关材料，形成完整的档案资料。

2. 档案内容应真实、完整，格式统一，便于查阅与管理。

3. 档案整理应遵循“一事一档”原则，确保每项工作有据可查。

五、档案的保管与存放

1. 档案应按照分类存放于专用档案柜或电子存储系统中，确保安全、有序。

2. 档案柜应保持整洁，定期检查，防止虫蛀、霉变、损坏等情况发生。

3. 重要档案应设立副本，并妥善保存，以防意外丢失。

六、档案的借阅与使用

1. 借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经相关负责人批准后方可借阅。

2. 借阅人应遵守保密规定，不得擅自复制、外传或损毁档案。

3. 借阅期限一般不超过7个工作日，特殊情况需提前申请延期。

七、档案的销毁与移交

1. 档案到期后，由档案管理部门提出销毁建议，经审批后按规定程序销毁。

2. 销毁档案时应做好登记，确保过程可追溯。

3. 重要档案如需移交至相关部门或外部机构，应办理正式交接手续。

八、附则

1. 本制度自发布之日起实施，由行政部负责解释和修订。

2. 各部门应结合实际情况，制定相应的实施细则，确保制度有效落实。

通过本制度的实施，公司将逐步建立起科学、规范、高效的档案管理体系，为企业的长期发展提供坚实的信息保障。