【档案管理制度】为规范单位内部档案管理，提高档案利用效率，确保档案的安全性、完整性和可追溯性，特制定本《档案管理制度》。该制度适用于单位各类文件、资料、记录的归档、保管、借阅和销毁等全过程，旨在建立科学、系统的档案管理体系。
一、档案管理原则
1. 统一管理：所有档案由档案管理部门统一归口管理，确保档案资源集中、有序。
2. 分类整理：根据档案性质、用途、重要性进行分类，便于检索与使用。
3. 安全保密：对涉及国家秘密、商业机密或个人隐私的档案，采取严格的保密措施。
4. 定期检查：定期对档案进行清点、检查，防止丢失、损坏或泄露。
5. 及时更新：档案内容应随着业务发展及时补充和更新，确保信息的时效性。
二、档案管理流程
| 环节 | 内容说明 |
| 档案形成 | 各部门在工作中形成的文件、资料应及时整理，按要求归档 |
| 归档时间 | 一般应在工作结束后1个月内完成归档 |
| 归档方式 | 采用纸质与电子双轨制，确保档案的完整性 |
| 分类编号 | 按照统一的分类标准进行编号，便于查找 |
| 借阅审批 | 借阅档案需填写申请表，经相关负责人批准后方可借阅 |
| 保管期限 | 根据档案的重要性设定保管期限，到期后按规定处理 |
| 销毁程序 | 对已过期或无保存价值的档案，需经审批后由专人负责销毁 |
三、档案管理人员职责
1. 负责档案的接收、整理、分类、编目和保管；
2. 定期检查档案存放环境，确保安全；
3. 接受并处理档案借阅申请，做好登记和跟踪；
4. 协助开展档案信息化建设，提升档案管理效率；
5. 配合上级部门或审计机构的档案检查工作。
四、档案借阅与使用规定
1. 借阅人须填写《档案借阅登记表》，注明借阅目的、时间及归还日期；
2. 借阅档案不得擅自复制、涂改或转借他人；
3. 借阅期间如发现档案破损或缺失，应及时报告；
4. 借阅人应按时归还，逾期未还者将影响后续借阅权限。
五、档案销毁与移交
1. 档案销毁前需由档案管理人员提出申请，并提交销毁清单；
2. 经单位负责人审批后，由专人监督销毁过程，确保不留隐患；
3. 重要档案如需移交至档案馆或相关部门，应办理正式交接手续。
通过严格执行《档案管理制度》，能够有效提升单位档案管理水平，保障信息资源的长期可用性，为各项工作提供有力支持。
