【提档函是什么】“提档函”是许多人在办理档案转移、就业、升学等手续时会接触到的一个术语。它在不同的场景下可能有不同的含义，但总体来说，它是用于档案管理的一种正式文件。
一、提档函的定义
提档函是指由用人单位、学校或人才交流中心等单位出具的一种书面文件，用于向档案保管机构申请提取个人人事档案。该函件通常包含被提档人的基本信息、提档原因、接收单位等信息，是档案转移的重要依据。
二、提档函的用途
提档函主要用于以下几种情况：
| 使用场景 | 用途说明 |
| 就业转移 | 用人单位需要将员工的人事档案从原单位调入新单位 |
| 升学转档 | 学生升入高校后，需将档案从原学校转入新学校 |
| 人才流动 | 人才交流中心或人才市场需要调取个人档案进行管理 |
| 职称评审 | 某些职称评审需要提供人事档案作为材料 |
三、提档函的格式与内容
一份标准的提档函通常包括以下
1. 如“提档函”
2. 收件单位名称
3. 发函单位名称
4. 被提档人姓名、身份证号、联系方式
5. 提档原因
6. 档案存放地点
7. 联系人及联系电话
8. 盖章与日期
四、提档函的重要性
- 合法性：提档函是档案调转的合法凭证，没有提档函，档案无法正常转移。
- 规范性：通过提档函可以确保档案管理流程的规范化和透明化。
- 安全性：避免档案在无证情况下被随意调取或丢失。
五、如何获取提档函？
1. 用人单位开具：如果是因为工作调动，可向现单位人事部门申请。
2. 学校开具：学生升学时，可向原学校教务处或档案馆申请。
3. 人才市场或人社局：如因人才流动需要，可向当地人才交流中心申请。
六、注意事项
- 提档函必须加盖公章，否则无效。
- 个人信息要准确无误，避免因信息错误导致提档失败。
- 提档过程中应保留好相关凭证，以便后续查询。
总结
“提档函”是一种用于档案调转的正式文件，常见于就业、升学、人才流动等场景。其核心作用是确保档案转移的合法性与规范性。无论是个人还是单位，在涉及档案调转时都应重视提档函的开具与使用，以保障档案的安全与顺利流转。
