【办公用品采购管理制度】为规范公司办公用品的采购流程，提高物资管理效率，确保办公需求得到及时满足，同时控制成本、避免浪费，特制定本《办公用品采购管理制度》。本制度适用于公司内部各部门在日常办公过程中所需各类办公用品的申请、审批、采购及发放等环节。

一、适用范围

本制度适用于公司所有部门在日常运营中所需的办公用品，包括但不限于文具类（如笔、纸张、文件夹）、电子设备类（如打印机墨盒、U盘）、办公耗材类（如复印纸、硒鼓）以及办公家具类（如办公桌、椅子）等。

二、职责分工

1. 行政部负责办公用品的统一采购、库存管理及发放工作；

2. 各部门负责人负责本部门办公用品的需求申报与使用监督；

3. 财务部负责采购费用的审核与支付；

4. 采购人员根据审批结果执行采购任务，并确保供应商资质合规、价格合理。

三、采购流程

1. 需求申报：各部门根据实际使用情况，于每月5日前提交下月办公用品需求清单至行政部；

2. 审批流程：行政部汇总后，报分管领导审批，审批通过后进入采购环节；

3. 采购执行：行政部根据审批结果，选择合适的供应商进行采购，确保质量合格、价格合理；

4. 到货验收：采购物品到货后，由行政部组织验收，确认数量、规格与订单一致后方可入库；

5. 发放管理：行政部根据各部门需求进行统一发放，发放记录需详细登记，确保可追溯。

四、库存管理

1. 行政部应建立完善的办公用品库存台账，定期盘点，确保账实相符；

2. 对于易耗品，应设定最低库存警戒线，及时补货；

3. 对于贵重办公设备，应实行专人保管制度，防止丢失或损坏。

五、费用控制

1. 所有采购行为必须按照预算执行，超支部分需经财务部审核并报上级批准；

2. 鼓励节约使用办公用品，提倡无纸化办公，减少不必要的消耗；

3. 对于重复性高、使用频率低的物品，可采取集中采购、统一管理的方式，降低成本。

六、附则

1. 本制度自发布之日起实施，由行政部负责解释和修订；

2. 各部门应严格遵守本制度，如有违反，将依据公司相关规定予以处理；

3. 本制度未尽事宜，另行通知或补充规定。

通过本制度的实施，旨在提升公司办公物资管理的规范化水平，优化资源配置，保障公司正常运转，为员工提供良好的办公环境。