【调档函怎么写】在日常工作中，尤其是在人事管理、档案管理或求职过程中，常常会涉及到“调档”这一环节。而“调档函”则是办理档案调动的重要文件之一。那么，调档函怎么写？本文将从格式、内容和注意事项等方面，为你详细讲解如何正确撰写一份调档函。

一、什么是调档函？

调档函是指用人单位或相关机构向人才交流中心、档案管理部门等发出的正式公文，用于申请调取个人人事档案。它通常用于以下几种情况：

- 求职单位需要调取应聘人员的档案；

- 工作单位变更时需转移档案；

- 个人因工作调动、升学等原因需要转移档案。

二、调档函的基本结构

一份标准的调档函应包括以下几个部分：

1. 标题

如：“调档函”

2. 收件单位名称

明确写明接收调档函的单位，例如：XX市人才服务中心、XX单位人事部等。

3. 正文内容

正文应包括以下信息：

- 申请人信息：姓名、身份证号、联系方式等；

- 调档原因：简要说明调档的原因，如“因工作调动”、“新单位要求”等；

- 档案存放地点：说明原档案存放的单位或地点；

- 调档目的：说明调档后将用于什么用途，如“办理入职手续”、“转正定级”等；

- 请求事项：明确提出请求调档的意愿，并希望对方协助办理。

4. 联系方式

提供联系人姓名、电话、邮箱等，方便对方联系确认。

5. 发件单位及日期

注明发件单位名称（如公司、个人）、联系人以及出具日期。

6. 签字或盖章

如果是单位出具的调档函，需加盖公章；个人出具的可签名。

三、调档函范文参考

调档函

致：XX市人才服务中心

我单位因工作需要，现需调取员工张三（身份证号：XXX）的人事档案，该员工原档案存放在XX单位人事部。现因调入我单位，需办理相关入职手续，特此申请调取其档案。

请贵单位协助办理相关调档事宜，并将档案寄送至我单位。如有任何问题，请及时与我单位联系。

联系人：李四

联系电话：138XXXXXXX

单位名称：XX有限公司

2025年4月5日

（盖章处）

四、调档函写作注意事项

1. 信息准确：姓名、身份证号、档案存放地等信息必须准确无误，避免因错误信息导致调档失败。

2. 语言简洁明了：调档函属于正式文书，语言应规范、简洁，避免使用口语化表达。

3. 格式规范：按照标准公文格式书写，确保专业性和权威性。

4. 加盖公章：如果是单位出具的调档函，务必加盖公章，否则可能不被接受。

5. 保留副本：建议保存好调档函的复印件或电子版，以备后续查证。

五、调档函的常见用途

- 求职调档：用人单位为新员工调取档案；

- 单位调动：员工更换工作单位时调档；

- 退休或离职：员工离职后档案转移；

- 职称评审：某些职称评定需要调取人事档案作为依据。

六、结语

调档函怎么写，虽然看似简单，但其中涉及的信息和流程却非常关键。写好一份调档函，不仅能提高办事效率，还能避免因信息缺失或格式错误而造成不必要的麻烦。因此，在实际操作中，建议根据具体情况进行调整，并保持与档案管理单位的良好沟通。

如果你正在准备一份调档函，不妨参考以上内容，确保内容完整、格式规范，顺利完成档案调转。