为加强企业内部资料的系统化、规范化管理，确保各类文件和档案的安全性、完整性与可追溯性，提升办公效率与信息利用价值，特制定本《公司文件与档案管理规范》。该制度适用于公司各部门及全体员工，旨在通过科学管理手段，实现对公司各类文档的有效控制与合理使用。

一、适用范围

本制度适用于公司所有正式文件、会议记录、合同文本、财务资料、人事档案、技术资料及其他具有保存价值的纸质或电子文档。无论其形成时间、内容性质或存储形式，均应纳入统一管理体系。

二、管理职责

1. 行政部负责制定并监督执行本制度，协调各部门的文件归档工作，定期检查档案管理情况。

2. 各部门负责人需指定专人负责本部门的文件整理与归档工作，确保资料及时、准确地提交至档案管理部门。

3. 档案管理人员应具备良好的职业素养，熟悉档案分类、编号、保管及借阅流程，确保档案的安全与完整。

三、文件分类与编号

1. 文件按性质分为：行政类、业务类、财务类、人事类、技术类等。

2. 每份文件应按照统一规则进行编号，编号格式为“年份+部门代码+文件类型+序号”，如“2025-ZX-YY-001”。

3. 电子文件应建立清晰的文件夹结构，并设置统一命名规则，便于检索与管理。

四、归档与保管

1. 所有正式文件应在生成后10个工作日内完成归档，重要文件应即时登记备案。

2. 纸质文件应装订成册，标注页码，按类别存放于专用档案柜中；电子文件应备份至安全服务器，并定期进行数据恢复测试。

3. 档案保管应遵循“防火、防潮、防虫、防盗”原则，保持档案室环境整洁、温湿度适宜。

五、借阅与使用

1. 借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后方可办理。

2. 涉及机密或敏感信息的档案，须由主管领导批准后方可借阅，并严格遵守保密规定。

3. 借阅人应按时归还档案，如有损坏或遗失，应承担相应责任。

六、销毁与更新

1. 对已失效或无保留价值的档案，应由档案管理人员提出申请，经相关部门审核后，按规定程序进行销毁。

2. 档案内容应定期更新，确保信息的时效性与准确性。对于变更或废止的文件，应及时标注并归档备查。

七、附则

本制度自发布之日起施行，由行政部负责解释与修订。各部门应结合实际情况，认真贯彻执行，共同维护公司文件与档案管理工作的有序运行。

本制度旨在构建一个高效、规范、安全的企业档案管理体系，为公司的长远发展提供坚实的信息保障。