为确保企业所采购的原材料、商品及设备等符合国家相关标准和法律法规要求，保障产品质量安全，提升企业管理水平，特制定本《进货查验记录管理制度》。该制度旨在规范进货环节的管理流程，明确责任分工，强化过程控制，确保所有进入企业的物资均经过严格检查与记录，为后续的产品追溯与质量控制提供可靠依据。

一、适用范围

本制度适用于公司所有采购的原材料、辅料、包装材料、设备及办公用品等物资的进货查验工作。凡涉及采购、仓储、质检、使用等相关部门，均应按照本制度执行。

二、职责分工

1. 采购部门负责根据生产或经营需求，准确填写采购计划，并与供应商进行沟通，确保采购物资符合相关标准。

2. 质量管理部门负责对到货物资进行质量检验，确认是否符合合同约定及国家相关标准。

3. 仓储部门负责物资的接收、分类存放，并配合质检部门完成查验工作。

4. 记录管理人员负责对进货查验全过程进行详细记录，确保信息真实、完整、可追溯。

三、进货查验内容

1. 物资名称、规格型号、数量、批次号等基本信息。

2. 供应商名称、资质证明、供货合同编号等。

3. 检验项目、检验方法、检验结果及判定结论。

4. 检验人员、审核人员签字及日期。

5. 不合格品的处理情况及相关记录。

四、记录管理要求

1. 所有进货查验记录必须采用纸质或电子形式保存，保存期限不少于产品保质期满后两年。

2. 记录内容应清晰、准确、完整，不得随意涂改或销毁。

3. 每月由专人对记录进行汇总、归档，并定期检查其完整性与合规性。

4. 对于重要物资或特殊产品，应建立专门的台账，便于跟踪管理。

五、监督检查

1. 公司内部审计部门应定期对进货查验记录进行抽查，确保制度落实到位。

2. 对于未按制度执行或记录不实的情况，将视情节轻重给予相应处罚。

3. 鼓励员工积极反馈问题，共同完善进货查验管理体系。

六、附则

本制度自发布之日起施行，由公司质量管理部负责解释和修订。各部门应结合实际情况，认真贯彻执行，确保进货查验工作的规范化、制度化和科学化。

通过实施本制度，不仅能够有效防范不合格物资流入企业，还能在发生质量问题时迅速追溯源头，为企业稳健发展提供坚实保障。