在学校的管理和决策过程中，教职工代表大会（简称“教代会”）扮演着重要角色。它是教职工参与学校民主管理的重要途径，也是维护教职工合法权益的有效方式。为了确保教代会能够顺利召开并发挥其应有的作用，需要遵循一定的程序和步骤。

首先，在会议召开前，需要进行充分的筹备工作。这包括确定会议的主题和议题，收集教职工的意见和建议，并制定详细的会议议程。筹备小组应当由校领导、工会代表及相关部门负责人组成，以保证筹备工作的全面性和专业性。同时，要提前通知全体教职工会议的时间、地点以及相关事项，以便大家做好准备。

其次，在正式开会时，应按照既定议程依次进行各项议程。通常情况下，教代会的议程包括听取校长工作报告、审议并通过年度预算报告、讨论并通过重大改革方案或规章制度等。在此过程中，与会代表可以自由发言，提出自己的看法和建议，必要时还可以进行投票表决。

第三步是形成决议。经过充分讨论后，教代会将对各项议案进行表决。表决结果应当当场公布，并记录在案。对于通过的决议，学校管理层应及时落实执行；而对于未获通过的提案，则需说明原因并向教职工解释清楚。

最后，在会议结束后，还需要做好后续跟踪工作。一方面要及时总结经验教训，为下一次教代会积累宝贵的经验；另一方面则要加强对决议执行情况的监督，确保各项措施落到实处，真正惠及广大教职工。

总之，教代会的召开不仅体现了学校对教职工意见的重视程度，也反映了校园内民主氛围的好坏。只有严格按照规定的程序来组织教代会，才能最大限度地调动起教职工的积极性与创造性，促进学校健康稳定地发展。