为了规范企业内部的人事档案管理工作，确保员工信息的准确性和安全性，维护企业和员工的合法权益，特制定本办法。本办法适用于公司全体员工及相关部门，旨在明确人事档案管理的具体流程和责任分工。

一、人事档案管理原则

1. 真实性原则：人事档案内容必须真实、客观地反映员工的工作经历、教育背景等个人信息。

2. 保密性原则：所有涉及个人隐私的信息都应严格保密，未经授权不得对外泄露。

3. 完整性原则：人事档案应包含员工从入职到离职期间的所有重要文件和记录。

4. 动态更新原则：人事档案应及时更新，确保信息的时效性。

二、档案归档范围

1. 员工的入职申请表、简历及相关证明材料；

2. 劳动合同及补充协议；

3. 培训记录、绩效考核资料；

4. 职业资格证书复印件；

5. 奖惩记录；

6. 其他与工作相关的文件。

三、档案管理职责

- 人力资源部负责总体协调和监督人事档案管理工作；

- 各部门需配合提供相关资料，并定期检查本部门内人事档案是否完整；

- 档案管理人员需严格按照规定进行归档、保管及查阅操作。

四、档案使用权限

1. 仅限于人力资源部工作人员因工作需要可以查阅或复制人事档案；

2. 查询时须填写《人事档案查询登记表》，并经主管领导批准后方可执行；

3. 查阅完毕后应及时归还档案，并做好交接手续。

五、档案保存期限

根据国家法律法规的要求，不同类型的档案有不同的保存期限：

- 短期档案（如培训记录）一般保存时间为两年；

- 长期档案（如劳动合同）则需永久保存；

- 对于已离职员工的档案，原则上至少保留五年以上。

六、违规处理措施

对于违反上述规定的个人或部门，公司将视情节轻重给予警告、罚款甚至解除劳动合同等处罚。同时，任何非法获取、传播他人人事档案的行为都将依法追责。

通过严格执行本办法，我们期望能够构建起一套科学合理且高效运作的人事档案管理体系，为公司的长远发展奠定坚实基础。希望全体员工能够积极配合此项工作，共同营造一个公平公正的工作环境。

以上即为企业人事档案管理办法规章制度全文，望各位同事认真阅读并遵照执行。如有疑问，请随时联系人力资源部咨询。