为了规范公司内部员工人事档案的管理，确保档案信息的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。本制度适用于全体员工的人事档案管理工作，旨在为人力资源管理和决策提供可靠依据。

一、档案归档范围

1. 入职材料：包括应聘登记表、面试记录、录用审批表等。

2. 学历与资格证书：员工的最高学历证明、专业资格证书复印件。

3. 劳动合同：正式签订的劳动合同文本及续签记录。

4. 岗位变动记录：如职务调整、薪资变更等相关文件。

5. 奖惩记录：表彰奖励或处分决定的正式文件。

6. 离职资料：辞职申请书、离职面谈记录及最终结算单据。

二、档案管理流程

1. 收集与整理

- 每位新员工入职时，由人事部门负责收集其相关资料，并进行初步整理。

- 对于在职期间产生的各类变动文件，应及时更新至个人档案中。

2. 存储方式

- 所有纸质版档案需统一存放在专用档案柜内，按编号顺序排列存放。

- 数字化档案则通过公司内部网络系统进行存储，定期备份以防丢失。

3. 查询权限

- 员工本人可查阅自身档案内容，但不得擅自复制或带走原件。

- 部门主管或其他相关人员因工作需要查询他人档案时，须经上级领导批准后方可进行。

三、保密措施

1. 物理保护：档案室应配备防盗门窗，并安装监控设备以防止未经授权人员进入。

2. 数字加密：电子版档案需设置密码保护，仅限授权用户访问。

3. 责任追究：任何泄露或滥用档案信息的行为都将受到严肃处理。

四、定期审查

每年至少一次对所有员工的人事档案进行全面审查，核实信息是否最新有效。如发现错误或遗漏之处，应及时更正并通知当事人确认。

五、附则

本制度自发布之日起施行，解释权归公司人力资源部所有。如有未尽事宜，将根据实际情况补充完善。

通过严格执行上述规定，我们期望能够建立起一套科学合理且高效运作的人事档案管理体系，为公司的长远发展奠定坚实基础。

以上内容基于您的需求精心编写而成，希望符合您的期待！